SwiftDoc

Управление проектами и проектный документооборот

Система управление проектами и проектный документооборот SwiftDoc разработана компанией ПТМК на российской платформе ТУРБО. Фокус системы направлен на автоматизацию управления проектной деятельности компании.
Решение закрывает три направлениям проектной работы:

• Управление проектами;
• Проектный документооборот;
• Проектный финансовый учет.

Базовая функциональность системы включает:

• Управление проектами:
  • портфель проектов;
  • проектный задачи, создание на основе проекта;
  • проектная документация;
  • бюджет проекта;
  • согласование проектной документации;
  • диаграмма ганта;
• Регламентные работы:
  • создание шаблонов регламентов со списком задач;
  • возможность запуска заданий, периодических заданий на основе регламента.
• Совместная проектная работа:
  • обеспечение слаженной работы по реализации проектов, сбору информации, ее обработке, контролю за деятельностью организации;
  • в проектах, договорах и сделках просмотр всех связанных с ними документов.
• Внутренний документооборот:
  • регистрация входящих, внутренних, исходящих документов;
  • отслеживание корреспонденции;
  • произвольные атрибуты документа, с удобным поиском.
• Процесс согласования:
  • регистрация документов, требующих согласование;
  • организация комбинированного маршрута согласования (последовательность этапов параллельного согласования);
  • замещение на время отсутствия согласующего;
  • делегирование эксперту;
  • согласование с замечаниями без прерывания процесса согласования;
  • согласование любым из взаимозаменяемых сотрудников.
• Внутреннее общение (внутренний мессенджер) и обмен файлами:
  • обсуждения на основе документа внутри рабочей группы сотрудников;
  • общие файлы и ссылки рабочей группы сотрудников;
  • версионность файлов и ссылок;
  • система напоминаний внутри документооборота и писем на электронную почту.
• Контроль задач:
  • создание поручений, перепоручений исполнителю или группе исполнителей на основе документов;
  • контроль за исполнением поручений;
  • добавление личных заметок;
  • передача дел.
• Проектный финансовый учет
  • учет работы с клиентами по проектам;
  • учет работы с поставщиками, субподрядчиками по проектам;
  • финансовое планирование:
    • контроль и анализ бюджета проекта;
    • планирование движения денежных средств;
  • учет себестоимости работ в разрезе проекта;
  • учет косвенных расходов по проектам;
• Почтовый клиент:
  • прием и отправка писем по электронной почте;
  • правила обработки входящей почты.
• Служба поддержки (HelpDesk):
  • регистрация и обработка заявок с сайта, с электронной почты;
  • переписка по заявке.
• Управление взаимоотношениями с клиентами (CRM):
  • регистрация лидов с сайта (API для обратной связи сайта), из сообщений электронной почты;
  • планирование звонков, встреч с клиентом;
  • формирование коммерческого предложения, счета.
• Организация тендерного процесса в работе с поставщиками:
  • регистрация заявок на закупку, коммерческих предложений поставщиков;
  • уведомление поставщиков об объявленном тендере, разъяснения по конкурсной процедуре;
  • формирование протокола по результатам согласования конкурсной комиссии.
• Разграничение прав по работе с документами:
  • по организационной структуре подчиненности в организации;
  • по грифам доступа пользователей;
  • отслеживание состояний документов, поручений наблюдателями.
• Интеграция с решениями на базе платформы ТУРБО X:
  • общая нормативно-справочная информация;
  • согласование любого документа информационной системы;
  • в рамках кадрового документооборота формирование приказов в ТУРБО (управление персоналом) на основании согласованной служебной записки;
  • регистрация согласованных договоров, сделок в ТУРБО ERP (управление цепочками поставок), TurboFly ERP.
• Интеграция с мессенджером Telegram:
  • просмотр документов и приложенных файлов к ним;
  • получение системных уведомлений и напоминаний;
  • обсуждение документов, задач в рабочих группах сотрудников;
  • получение поручений/задач (Task management);
  • изучение заявок от клиентов (HelpDesk);
  • отражение результатов встреч, звонков (CRM);
  • согласование любых проектных документов: договоров, служебных записок и т.д. (Agreement).

Подробнее

SwiftDoc для государственных органов

модификация решения SwiftDoc, предназначенная для автоматизации электронного документооборота в органах государственной власти, в том числе для муниципальных образований (администраций областей, районов, городов, поселений).

Подробнее