SwiftDoc

Быстро. Просто. Комфортно.

SwiftDoc

Управление проектами и проектный документооборот

Система управление проектами и проектный документооборот SwiftDoc разработана компанией ПТМК на российской платформе ТУРБО. Фокус системы направлен на автоматизацию управления проектной деятельности компании.
Решение закрывает три направлениям проектной работы:

  • Управление проектами;
  • Проектный документооборот;
  • Проектный финансовый учет.

Базовая функциональность системы включает:

  • Управление проектами:
    • портфель проектов;
    • проектный задачи, создание на основе проекта;
    • проектная документация;
    • бюджет проекта;
    • согласование проектной документации;
    • диаграмма ганта;
  • Регламентные работы:
    • создание шаблонов регламентов со списком задач;
    • возможность запуска заданий, периодических заданий на основе регламента.
  • Совместная проектная работа:
    • обеспечение слаженной работы по реализации проектов, сбору информации, ее обработке, контролю за деятельностью организации;
    • в проектах, договорах и сделках просмотр всех связанных с ними документов.
  • Внутренний документооборот:
    • регистрация входящих, внутренних, исходящих документов;
    • отслеживание корреспонденции;
    • произвольные атрибуты документа, с удобным поиском.
  • Процесс согласования:
    • регистрация документов, требующих согласование;
    • организация комбинированного маршрута согласования (последовательность этапов параллельного согласования);
    • замещение на время отсутствия согласующего;
    • делегирование эксперту;
    • согласование с замечаниями без прерывания процесса согласования;
    • согласование любым из взаимозаменяемых сотрудников.
  • Внутреннее общение (внутренний мессенджер) и обмен файлами:
    • обсуждения на основе документа внутри рабочей группы сотрудников;
    • общие файлы и ссылки рабочей группы сотрудников;
    • версионность файлов и ссылок;
    • система напоминаний внутри документооборота и писем на электронную почту.
  • Контроль задач:
    • создание поручений, перепоручений исполнителю или группе исполнителей на основе документов;
    • контроль за исполнением поручений;
    • добавление личных заметок;
    • передача дел.
  • Проектный финансовый учет
    • учет работы с клиентами по проектам;
    • учет работы с поставщиками, субподрядчиками по проектам;
    • финансовое планирование:
      • контроль и анализ бюджета проекта;
      • планирование движения денежных средств;
    • учет себестоимости работ в разрезе проекта;
    • учет косвенных расходов по проектам;
  • Почтовый клиент:
    • прием и отправка писем по электронной почте;
    • правила обработки входящей почты.
  • Служба поддержки (HelpDesk):
    • регистрация и обработка заявок с сайта, с электронной почты;
    • переписка по заявке.
  • Управление взаимоотношениями с клиентами (CRM):
    • регистрация лидов с сайта (API для обратной связи сайта), из сообщений электронной почты;
    • планирование звонков, встреч с клиентом;
    • формирование коммерческого предложения, счета.
  • Организация тендерного процесса в работе с поставщиками:
    • регистрация заявок на закупку, коммерческих предложений поставщиков;
    • уведомление поставщиков об объявленном тендере, разъяснения по конкурсной процедуре;
    • формирование протокола по результатам согласования конкурсной комиссии.
  • Разграничение прав по работе с документами:
    • по организационной структуре подчиненности в организации;
    • по грифам доступа пользователей;
    • отслеживание состояний документов, поручений наблюдателями.
  • Интеграция с решениями на базе платформы ТУРБО X:
    • общая нормативно-справочная информация;
    • согласование любого документа информационной системы;
    • в рамках кадрового документооборота формирование приказов в ТУРБО (управление персоналом) на основании согласованной служебной записки;
    • регистрация согласованных договоров, сделок в ТУРБО ERP (управление цепочками поставок), TurboFly ERP.
  • Интеграция с мессенджером Telegram:
    • просмотр документов и приложенных файлов к ним;
    • получение системных уведомлений и напоминаний;
    • обсуждение документов, задач в рабочих группах сотрудников;
    • получение поручений/задач (Task management);
    • изучение заявок от клиентов (HelpDesk);
    • отражение результатов встреч, звонков (CRM);
    • согласование любых проектных документов: договоров, служебных записок и т.д. (Agreement).

Подробнее

SwiftDoc для государственных органов

модификация решения SwiftDoc, предназначенная для автоматизации электронного документооборота в органах государственной власти, в том числе для муниципальных образований (администраций областей, районов, городов, поселений).

Подробнее